RUTINAR FOR BEHANDLING AV JOURNALMAPPER

Nr.

Ansvar

Oppgåve

1.

Alle

Det skal i miljøteneste/heimesjukepleie/institusjon berre være ei journalmappe som skal følgje pasienten.

Journalmappe opprettes i den enkelte avdeling.

Vert ein pasient flytta over til miljøteneste/heimesjukepleie/instituasjon vert journalmappe sendt etter. Utanpå mappa skal det stå kvar pasienten har vært, kvar han flytter til og kva dato.

2.

Institusjon

Heimetenesta/miljøtenesta

Journalmappa skal deles opp i A-B-C-D journaler. Dette for å ha ein god oversikt i mappa. Ved avlevering til morsarkiv eller passivt sjå pkt. 4.b.

Heimetenesta/miljøtenesta skal bruke grønt/rødt omslag i mappa. Ved avlevering til morsarkiv eller passivt arkiv sjå pkt. 4.a.

Det skal alltid være ein journalansvarleg på kvar institusjon. Kva det inneber å være journalansvarleg er skrive i forskrift til pasientjournal § 6.

3.

Heimetenesta/miljøtenesta/Institusjon

Før journalmappene overføres fra aktivt til passivt arkiv eller mors arkiv, skal mappene avsluttes i Profil, det skal videre skrives ut journal på bruker i profil. Denne skal ligge i front på mappen og følge journalmappen videre.

Deretter leverast mappa til dokumentsenteret rydda som anvist i pkt. 4.a el.b.

Institusjon/heimetenesta/miljøteneste henvender seg til dokumentsenteret for utlevering av mappe dersom bruker på ny trenger omsorgstenester.

4.

Heimetenesta/miljøtenesta

4 a) Når ei mappe ikkje lenger er aktiv og før den sendes til dokumentsenteret, skal all arkivverdig pasientdokumentasjon samlast i to omslag: Eit grønt for dokument som skal bevarast og eit rødt for dokument som kan makulerast 10 år etter morsdato. Det betyr å ta ut unødvendige (ikkje arkivverdige) dokument, doble kopier, fjerne binders, plastikk og gule lappar osv.

Mapper på ikkje aktive brukarar må merkes med avslutta dato og tenesteeining og satt i riktig status i profil: behov opphørt, flyttet eller død.

4 b) Er det ei morsmappe må det stå morsdato + institusjonen utanpå mappa.Dokumenter fra A-B-C-D journalar overføres til eit grønt omslag (bevarast) og eit rødt omslag (makulerast.) Her fjernes også ikkje arkivverdige dokumenter som nevnt i pkt. 4. a. Den skom klagjer og sender morsmappa til arkivering, kvitterer med namnet sitt på mappa.

Før mappa sendes til dokumentsenteret settes brukaren i riktig status i profil: behov opphørt, flyttet eller død.

Eventuelle lausblad som vert funne i etterkant må være like tydeleg merka.

Pasientjournalar skal leverast direkte, den skal ikkje sendast i internposten.

5

Dokumentsenteret

Mottek rydda og merka mapper. Kontrollerer at klienten er satt i rett status i profil.

Morsmapper skal leggjast i morsarkiv etter alfabetisk ordning. Desse samlas i periodar på 4 år (arkivperiode) før dei settes i boksar. Ved boksing lages lister over alle mappene. Liste skal leggast i første boks. Boksane merkes og nummereras.Rødt omslag med innhald settes i boksar og merkes med makuleringsår.

Mapper på inaktive vert lagde i arkiv for inaktive. Etter 10 år kan dei settes i boksar. Husk å merke boksane godt med institusjon, årstal m.m.Ved boksing kan det som ligg i rødt omslag makulerast.

Når dokumentsenteret mottek journalmapper som er mors eller inaktive, skal den administrative mappa (saksmappe) finnast fram og leggjast i eige arkiv for inaktive administrative mapper (saksmapper). Dette arkivet arkiveres på fødselsdato. Når mappene har vært inaktive i 10 år, kan dei settes i boksar.

Levere ut mapper på personar som blir aktive igjen. Låne ut/kopiere det som vert etterspurt i mors etter gjeldande lover og reglar.

Morsmapper og andre personmapper kan sendast Interkommunalt arkiv i Rogaland 10 år etter siste hending, el. etter 25-30 år. Overføring til Interkommunalt arkiv i Rogaland skal avtalast med arkivleiar.