|
INNBINDING AV MØTEBØKER, KOPIBØKER OG POSTJOURNALAR. A Før levering av møtebøker, kopibøker eller postjournalar til innbinding skal følgjande vera gjort:
- Fjern binders, stifter o.l.
- Fjern eventuelle hullforsterkare.
- Fjern bretter og sjå til for at alle arkene som skal vera med i møteboka har likt format (A4).
- Sjå til at arkene ligg i rett rekkefølgje kronologisk (eldste først).
- Sjå til at ingen saker manglar i bøkene.
- Sjå til at eventuelle registre er med.
- Ta bøkene ut av ringpermane og legg dei i esker (kopipapir-esker er bra).
- Det må vera tydeleg skilje mellom kvar møtebok (farga skiljeark).
- Kvar møtebok skal vera tydeleg merka med: utval/styre/råd (som har produsert møteboka, o.a.), årstal (evt. frå-til).
- Lag liste over bøkene.
- Ha alltid ein ekstra kopi av møtebøkene for dei siste åra i ringperm på kontoret (for å unngå slitasje på originalen).
- La møtebøkene vera minst 1,5 cm tjukke før dei vert levert for innbinding
B Etter innbinding:
- Møtebøkene blir plassert i fjernarkivet.
|
