MOTTAK:

Arkivmedarbeidar

1

Hentar posten på postkontor eller i postkasse (som skal vera låst).

Alle

Alle som mottek sakspost personleg, har ansvar for at denne vert levert arkivet umiddelbart for registrering.

Alle som mottek sakspost anten som telefax eller som e-post, har ansvar for at denne vert brakt til arkivet for registrering.

Tilbake

OPNING OG SORTERING:

Arkivmedarbeidar

2

All post vert opna av arkivmedarbeidar.

Personleg adressert post skiljast ut og vert levert uopna til rette vedkomande. Viser det seg å vera sakspost skal ein følgja retningslinene for sakspost som er motteke personleg (som steg 1).

Den enkelte saksbehandlar kan gje arkivet skriftleg fullmakt til å opna personleg adressert post.

3

Arkivuverdig post skiljast ut og vert lagd ved resten av posten til gjennomsyn.

4

Hastesaker vert kopierte, og kopien levert rette vedkomande. Originalen vert registrert og følgjer vanleg postgang. Kopien skal kastast når originalen vert motteken.

5

Post som er komen feil, vert returnert eller sendt rette vedkomande.

Tilbake

REGISTRERING OG GJENNOMSYN:

6

Alle dokumenta som skal registrerast, vert påført raudt stempel som inneheld rubrikkar for påføring av journalnummer, journaldato, arkivkode, saksbehandlar og evt. heimel for unnateke offentligheit.

7

Dokumenta vert registrerte i journal (tabell i Word) med:

·Journalnummer

·Dokumenttype (Inn- eller Utgåande)

·Avsendar/mottakar

·Evt. heimel for unnateke offentligheit.

·Dato på dokumentet

·Dato for journalføring

·Innhald i dokumentet

·Arkivkode

·Saksbehandlar

8

Det raude stempelet skal fyllast ut med journalnummer, journaldato, arkivkode, saksbehandlar og evt. gradering.

Rundskriv som er nødvendige som dokument i ei sak, vert stempla og registrert på vanleg måte. Når saka er ferdig behandla og vert returnert til arkivet, vert rundskrivet arkivert i perm for desse. Kopi av framsida kan følgje saka ved endeleg arkivering.

9

Dersom der finnast dokument i saka frå før, skal desse hentast fram frå arkivet og følgja med til saksbehandlar.

10

Posten vert levert til leiar.

Leiar

11

Påfører dokumenta rett saksbehandlar, og evt. gradering.

Det er leiaren sitt ansvar å vurdera om ei sak eller eit dokument er offentleg eller ikkje.

12

Etter gjennomsyn skal posten leverast tilbake til arkivet.

Arkivmedarbeidar

13

Registrerer eventuelle rettingar i journalen.

14

Fordelar posten til saksbehandlarane.

Aviser, tidsskrift, brosjyrar etc. som ikkje er adressert til person, vert lagde på ein dertil eigna stad til gjennomsyn / sirkulasjon.

Tilbake

SAKSBEHANDLING/UTGÅANDE KORRESPONDANSE:

Saksbehandlar

15

Kontrollerer at rett saksbehandlar, arkivkode og evt. heimel for unnateke offentlegheit er ført på dokumenta. Eventuelle endringar må meldast til arkivmedarbeidar som rettar i journalen.

Dersom dokument vert overførte til annan saksbehandlar må arkivet få beskjed, slik at dette vert registrert i journalen.

Saksbehandlar er ansvarleg for å skjerma dokument med følsame opplysningar mot innsyn frå uvedkomande under saksbehandlingsprosessen.

16

Registrerte dokument som ikkje krev skriftleg svar, vert returnerte til arkivet med påteikning om behandlingsmåte (TE = til etterretning eller TLF = svart per tlf.), svar og dato.

17

Når saka er ferdigbehandla skal den reinsast for binders, gule lappar, kladdenotat og anna arkivuverdig materiale.

18

Ferdigbehandla saker må returnerast arkivet snarast råd.

19

To kopiar av utgåande brev vert leverte arkivet i lag med resten av saka.

20

Originalen vert lagd i konvolutt, som vert lagd i hylle for post ut.

All utgåande post vert levert arkivet for frankering og utsending.

Tilbake

ARKIVLEGGING:

Arkivmedarbeidar

21

Eit eksemplar av alle utgåande brev skal setjast kronologisk i perm (kopibok). Kopiboka er unnateke offentlegheit og skal bindast inn ved bortsetting.

22

Avskriv dokumenta i journalen.

Avskrivinga skal vera ei kvittering på at dokumenta er arkivlagde.

Alle inngåande dokument skal avskrivast med opplysningar om korleis behandlinga har skjedd.

Inngåande brev som ikkje vert svart på skriftleg, vert avskrivne med dei påteikningane saksbehandlar har gjort på dokumentet (jfr. punkt 16).

23

I mapper med ferdigbehandla saker må det kontrollerast at saksbehandlar har fjerna binders, gule lappar, kladdenotat m.m. (jfr. punkt 17). Dersom dette ikkje er gjort, kan saka returnerast til saksbehandlar. Overflødige kopiar skal fjernast.

24

I saksarkivet skal mappene ordnast etter K-kodane. Først kommer fellesklassane (0 - 9) med ei eventuell underoppdeling etter fagkode. Deretter kjem fagklassane (A - Z). Innan den enkelte arkivkoden, vert sakene arkivert etter stigande journalnummer og kronologisk innan kvar sak.

Tilbake

UTLÅN:

25

Betjener arkivet og erstattar utlånte saksmapper med utfylt utlånskort.

Berre saksmapper (ikkje enkeltdokument) skal lånast ut.

Saksbehandlar

26

Dersom utlånte saksmapper vert leverte til andre, må arkivet få melding om dette for at endringane skal verta registrerte på utlånskortet.

Utlånt saksmappe må returnerast til arkivet så snart ein er ferdig med ho.

Arkivmedarbeidar

27

Legg mappa tilbake på rett plass i arkivet og fjernar utlånskortet.