Reglar for behandling av e-post i Time kommune

E-post er eit viktig kommunikasjonsmiddel for Time kommune, både internt og eksternt. Nedanfor finn du reglar som skal vera med på å sikra kvaliteten på e-postar som vert sende. Reglane gjeld all e-post i samband med jobb.

1. Time kommune er ei servicebedrift.  E-posten me sender har ein vennleg tone og er løysingsorientert.
2. All e-post som krev eit svar, skal svarast på eller bekreftast  mottatt innan to virkedagar. Viss du ikkje kan svara på e-posten direkte, så skriv kor tid dei kan venta eit svar eller kven du har vidaresendt han til.
3. E-post er sidestilt med all annan post. Alle tilsette sjekker e-posten sin og ser til at arkivverdige* dokument vert  registrerte i rett system.
4. Ha omtanke for den som skal lesa e-posten, og ta alle spørsmål og henvendingar på alvor.
5. Tenk at det du skriv kan verta vidaresendt av andre utan at du veit det.
6. Tonefall og kroppsspråk kan ikkje lesast i ein e-post.  Unødig bruk av store bokstavar og utropsteikn vil oftast oppfattast som støy i budskapet.     
7. Negativ omtale om personar må ikkje  førekoma i ein e-post. 
8. Avgrens innhaldet og vurder nøye kor mange mottakarar du sender kopi til.
9. Bruk fråværsassistenten når du ikkje er til stades. Gje informasjon om periode for fråvær, kven som kan kontaktast i staden for deg, og eventuelt mobiltelefon.
10. Skriv om berre eit tema per e-post. Dette vil hjelpa deg og mottakar å sortera og å arkivera på rett plass.  
11. Utgåande e-post skal ikkje innehalda sensitiv informasjon. Personnummer kan heller ikkje sendast i ein e-post. E-post som er kryptert kan likevel sendast med sensitivt innhald.
12. E-post som mottas, og som inneheld sensitive opplysninger, skal ikkje distribuerast vidare, kommenterast eller besvarast.
13. Den enkelte er ansvarleg for å fortløpande slette meldinger som ikkje lenger er aktuelle. E-post er først forsvarleg slettet når den er sletta fra e-postsystemets "søppelkasse"

*Skal eposten din til arkiv?

Eposten er eit elektronisk dokument og det må arkivvurderast som andre dokument.

For å finna ut om eit dokument må journalførast (må til arkiv) kan du stilla deg desse spørsmåla:  “Fører dokumentet til saksbehandling og dokumenterer eposten noko i ei sak?”

Om svaret er ja på dette er eposten journalføringspliktig og må leggjast i Acos websak eller ev. anna fagsystem.

Epostreglane er justert februar 2018.