Rutine for føring av SMS:

1. Vurder om sms-en er eit saksdokument

2. Dersom sms-en viser seg å være eit saksdokument, vurder om det er gjenstand for

saksbehandling og dokumenterer noko.

3. Dersom du ender opp med at dokumentet er gjenstand for saksbehandling og

dokumenterer noko må den journalførast i rette system (Acos Fokus websak når det ikkje er

klientdokumentasjon (manuelt arkiv for skular og barnehagar).

4. Det er to måtar å få sms-en inn i Fokus websak:

    a. Dersom du har mobil som kan senda e-post kan du senda sms-en til din

        kommunale e-postadresse og så legga den over i Fokus websak.

    b. Skriv ned ordlyden i sms-en, kven som har sendt/mottatt den/mottatt , mobilnr

        den er sendt frå/til og tidspunkt. Lagre dette i websak eller ev. anna fagsystem

        eller manuelt arkiv (skule/barnehage)

Arkivlova sin § 2-6 2.ledd seier:

”I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova

§ 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og

har verdi som dokumentasjon.”

§ 4 i offentleglova 1. ledd seier at eit dokument er ”ei logisk avgrensa informasjonsmengd

som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande”.

2. ledd i same paragraf seier at eit saksdokument for organet er eit dokument som er kome inn

til eller lagd fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld

ansvarsområdet eller verksemda til organet”.

Ut frå desse paragrafane kan me konkludere med at ein SMS oppfyller kravet om å være eit

dokument. Dersom SMS er lagd fram for oss eller me har oppretta den sjølv i forbindelse med

vårt ansvarsområde eller verksemda vår så er det eit saksdokument. Dersom dette

saksdokumentet (SMS-en) i tillegg er gjenstand for saksbehandling og har verdi som

dokumentasjon må den journalførast.