Ved oppstart av prosjekt ver det halde eit lite møte med dokumentsenteret der ein lager prosjektsakene i Websak Fokus. Me nytter same prosjektnummer som vert brukt i økonomisystemet.

Det vert laga 4 arkivsaker for dei ulike fasane og desse skal verta navngitt på følgjande måte:

Prosjektnr - Prosjektnamn - Forprosjekt/skisse

Prosjektnr - Prosjektnamn - Prosjektering

Prosjektnr - Prosjektnamn - Gjennomføring

Prosjektnr - Prosjektnamn - Ferdigstilling

(Eks: 2241 - Bryne ungdomsskule - Tilbygg/rehabilitering - Skisse/forprosjekt)

Det lages kryssreferanse mellom sakene. Det lages også kryssreferanse til den politiske saka der det vert bestemt at prosjektet skal i gang. Kryssreferanse til byggesak og eventuell reguleringsplan påføres når det er på plass.

Det vert oppretta Favorittoversikt over dei 4 arkivsakene og denne oversikten vert delt med dei saksbehandlarane som har behov for det.

Ansvarleg:prosjektleiar og ein person frå dokumentsenteret.

Bruken av sakene:

Når det skal journalførast dokumenter i dei ulike fasane er det viktig at ein nyttar skrivereglar på tittlane. Her følgjer ein oversikt over type dokumentasjon og skrivemåte som skal nyttast:

Korrespondanse

• Diverse mailer og skriv

Skriveregel: KORR - tydeleg og forklarande tittel (eks: Korr - mailrekke vedr.xxx)

Møtereferat og notater

• Brukarmøte
• Særmøte
• Prosjektmøte
• Byggjemøte
• Notater

Skriveregel: Møte - type møte - ev.nr på møte (eks: Møte - Brukarmøte nr. 1)

Avtaledokument/økonomi

• Evalueringsskjema
• Anbodsprotokoll
• Avtaler med prosjekterande
• Avtaler med utførande
• Tilbod
• Anbud
• Prisestimat

Skriveregel: Avtale - type avtale (eks: Avtale - avtale om malerarbeid)

Søknader

• Arbeidstilsynet
• Godkjenning av kommunaltekisk plan
• Enova
• Husbanken
• Tippemidler

Skriveregel: Søknad  - type søknad (eks. Søknad  - Søknad om godjknning av teknisk plan)

Rapporter

• Grunnundersøkelse
• Brannrapport
• Lydrapport
• Energirapport
• Utredninger

Skriveregel: RAPP - type rapport (eks: RAPP - brannrapport 15.05.2015)

Befaringer

• Ferdigbefaring for kvart fag

Skriveregel: BEF - type befaring (eks: BEF - ferdigbefaring av gulvleggerarbeid 15.05.2015)

Teikningar/kart

• Teikningar
• Kart

Skriveregel: TEGN - type teikning el. Kart (eks:TEGN - fasadeteikning)

Ein nyttar FDV programmet til produksjon og bearbeiding av FDV dokumentasjonen og lagrer berre endelege arkitektteikningar i PDF format i Websak Fokus.

Skriveregel: Som bygget - arkitektteikning + beskrivelse

Garantier

Garantiar skal skannast og tas vare på i papirform på dokumentsenteret til dei skal returnerast garantist.

Tinglyste dokument

Dokument som er tinglyste skal skannast og tas vare på i papirform på dokumentsenteret. Dokument og avtalenummer skal skrivast på dokumenttittel i Websak Fokus.

Underteikna kontrakter

Skal skannast i Websak Fokus og tas vare på i papirform hjå prosjektleiar så lenge han har behov for det. Vedlegg til avtalen skal og inn elektronisk, og kan leverast på minnepinne for innlegging istadenfor på papir.

(sjå ellers eigne reglar for anbudsprosess/dokumenter)