RUTINE FOR MOTTAK OG BEHANDLING AV HØYRINGSSAKER I TIME KOMMUNE
Rutinen gjeld saker som kjem til kommunen frå andre instansar, til dømes regjering/departement, der kommunen vert invitert til å komma med høyringsfråsegn. Grunnen til at kommunen er høyringsinstans er at saka vil kunna påverka kommunale oppgåver eller handlingsrom eller ha konsekvensar for tenester eller samfunnstilhøve.
Mottak av høyringssak
Høyringssaker kjem vanlegvis til postmottak. Det er dokumentsenteret sitt ansvar å distribuera vidare til aktuell fagsjef/rådgjevar og med kopi til stabs-/kommunalsjef for området og til politisk sekretariat v/leiar.
Behandling av høyringssak
Fagsjef/rådgjevar saman med stabs-/kommunalsjef vurderer om det skal skrivast høyringsfråsegn frå kommunen, og sjekkar dette ut med rådmann. Høyringar skal som hovudprinsipp til politisk behandling.
Det skal også vurderast om Time skal samarbeida med KS, Greater Stavanger, nabokommunar eller andre om høyringssvaret, dersom dette er hensiktsmessig og kan skje innan tidsfristen.
Dersom det ikkje skal skrivast høyringsfråsegn, er det tenesteleiar og politisk sekretariat sitt ansvar at høyringsbrevet vert langt som orienteringssak
Saka behandlast i rett politisk utval etter politisk delegeringsreglement.
Utforming av høyringsfråsegn
Den som vert saksbehandlar for høyringssaka, har ansvar for å kontakta andre avdelingar i organisasjonen som kan ha innspel eller vurderingar til saka, og å implementera desse i arbeidet med fråsegna.
Oppdraget er å kommentera punkt i høyringa som er relevante for Time kommune, og som også kan gjelda andre kommunar eller samfunnstilhøve.
Skriving av sak om høyringsfråsegn
1) Skriv ei kort politisk sak, der det vert gjort greie for høyringa, kva høyringsfristen er og eventuelt om kommunen har fått utsett frist og på kva grunnlag.
2) Under saksopplysingar skal alle tema som høyringa handlar om nemnast.
3) Under vurdering skal det klargjerast kva tema rådmannen meiner er vesentlege for kommunen å uttala seg om og kvifor.
4) Framlegg til vedtak kan vera at kommunen støttar framlegget i høyringa eller at det vert gjort vedtak om høyringsfråsegn.
5) Sjølve høyringsfråsegna skal liggja ved saka i eige dokument.
Skriving av fråsegn
Innleiing for høyringsfråsegn:
«Time kommune vil komma med følgjande fråsegn til høyringsnotat om...... .»
Start alltid med å kommentera kva i høyringa kommunen støttar, og kvifor. Kom deretter med kommentarar og løysingsframlegg til det kommunen ikkje er samd i. Tilnærminga skal vera i tråd med dei overordna målsettingane, planane og strategiane til kommunen.
Bruk klart, sakleg og nøytralt språk. Strukturer teksten med mellomoverskrifter til hjelp for lesaren. Bruk gjerne oppbygginga frå høyringssaka. Gjer ikkje høyringsfråsegna lenger enn nødvendig.
Avslutting av sak
Etter politisk behandling er det saksbehandlaren sitt ansvar å senda høyringsfråsegna over til rett instans innan den oppgitte eller avtalte fristen. Oversending og svar frå instansen skal lagrast i Websak.
Vedtatt av rådmannen i leiarmøtet 25. oktober 2016
