1Formål

Formålet med dokumentet er å beskrive rutiner ved ansettelsesprosessen i WebSak og Ansattelsesmodulen.

2Omfang

Denne rutinen gjelder for alle brukere av Ansettelsesmodulen og WebSak som har oppgaver tilknyttet en ansettelsesprosess. Det forutsettes kunnskap om bruk av Websak.

3Ansvar/myndighet

Arkivleder er ansvarlig for rutinen.

4Rollebeskrivelser

4.1Arkivtjenesten

Har ansvar for fysisk arkiv, oppretting av saker og registrering av innkommet post.

4.2Personalavdelingen

Er saksbehandler i ansettelsessaker. Har ansvar for ansettelsesprosessen i samarbeid med tjenesteleder.

4.3Tjenesteleder

Tjenesteleder melder behov for utlysning og har ansvar for gjennomføring av utvelgelse/intervju og ansettelse.

4.4Stedfortreder

Det er viktig at alle har en stedfortreder ved evt. sykdommer, ferier og permisjoner slik at de arbeidsoppgaver som skal utføres ikke stopper opp ved slike tilfeller.

Detaljert oversikt over ansvars/oppgavefordeling under kapittel 7 til kapittel 11.

5Definisjoner

5.1Begreper

Ofte brukte begreper i dokumentet:

WebSak er Time kommunes system for elektronisk

-journalføring

-arkiv

-saksbehandling

Sak (i WebSak) består av en eller flere journalposter med tilhørende dokumenter som er knyttet sammen under et felles saksnummer.

Journalpost er registreringen av opplysninger om et saksdokument med eventuelle vedlegg. I WebSak er en journalpost alltid tilknyttet en (arkiv)sak.

Dokument er brev, notater, sakspapir eller annet medium som lagrer informasjon som er relevant for en sak. Saksdokument, med tilhørende vedlegg er tilknyttet en journalpost.

Ansettelsesmodul er Time kommunes system for elektronisk håndtering av prosessene i en ansettelse.

Personalarkiv: Utskilte deler av arkivet som kun inneholder saker, dokumenter og opplysninger vedrørende de enkelte ansatte.

Personaldokumentasjon :Alle dokumenter som angår forvaltning av egne ansatte, uavhengig av hvilken arkivdel de inngår i, eller om de er skilt ut som eget arkiv.

5.2Forkortelser

Ofte brukte forkortelser i dokumentet:

ARK -Arkivtjenesten

PERS-Personalavd (saksbehandler)

TLED - Tjenesteleder

TILS- Tilsettingsutvalget

SB- Saksbehandler

5.3Dokumenttyper

Nedenfor beskrives de dokumenttyper som er aktuelle i forbindelse med ansettelse i WebSak:

I-inngående: Med inngående dokumenter menes dokumenter med eventuelle vedlegg som mottas av virksomheten.

U-utgående: Med utgående dokumenter menes alle dokumenter med eventuelle vedlegg som virksomheten produserer for utsendelse til eksterne adressater.

N-notat: Interne dokumenter (notater, rapporter osv.) som krever oppfølging og

avskriving i journalen.

X-notat: Interne dokumenter (notater, rapporter osv.) som ikke krever oppfølging og

avskriving i journalen.

5.4Statuskoder

5.4.1Status saksnivå

R-Reservert. Reservert av saksbehandler.

B-Behandles. Under behandling

A-Avsluttet. Saken avsluttet

U-Utgår. Saken utgår.

5.4.2Status dokumentnivå

Status på journalpost

R-Reservert. Markerer at dokumentet som er registrert, er reservert for TLED/SB.

F-Ferdig fra TLED/SB. Når dokumentet er kontrollert og godkjent av leder/SB.

E-Ekspedert av saksbehandler, leder eller annen instans.Dersom saksbehandler eller leder selv har ansvar for ekspedering, setter en status E direkte fra status R når en er ferdig med dokumentet og det er klargjort for utsending (utskrift og underskrift er gjort).

J-Journalført eller kontrollert av arkivtjenesten.

U - Utgår

6Lover og regler for arkivering av personaldokumentasjon

6.1Offentlighet

Ifølge kommunelovens § 4 er kommunen pålagt å drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Dette betyr at kommunen er pålagt å sørge for at allmennheten får tilgang til den informasjon som er nødvendig for et levende lokaldemokrati. Ønske om arbeidsro og frykt for kritikk må ikke være til hinder for dette.

”Meroffentlighetsprinsippet” skal ligge til grunn ved gradering.

Med meroffentlighet menes at saker/dokumenter som i utgangspunktet kan unntas fra offentlighetsloven, skal være offentlige så langt de ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger.

Alle tilsatte i kommunen skal derfor praktisere ”meroffentlighet” i alle saker/dokumenter som kan ha allmennhetens interesse.

Når arkivtjenesten journalfører en sak, skal arkivtjenesten alltid foreslå gradering. Det er leders ansvar at gradering av en sak eller et dokument er i henhold til loven.

6.2Arbeidsmiljøloven

LOV 1977-02-04 nr. 04: Lov om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v.

Loven gjelder alle som har sysselsatte.

Noen krav om dokumentasjon:

q§55B: Krav til skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold (Krav til avtalens innhold i §55C)

q§57: Krav til skriftlig oppsigelse

q§52: Føring av lønningslister (tilgjengelige) som viser overtid

q§48: Arbeidsplan for skiftarbeid

q§§14,16: Arbeidsgivers og arbeidstakers plikter medfører dokumentasjon bla. om arbeidsrelatert sykdom/skade.

Alle virksomheter må ha personaldokumentasjon

6.3Personopplysningsloven

qLOV 2000-4-14 nr. 31: Lov om behandling av personopplysninger

qFOR 2000-12-15 nr. 1265: Forskrift til personopplysningsloven

q§§3,4: Loven gjelder for behandling av personopplysninger i alle virksomheter i Norge, dersom det ikke er gjort unntak i forskrift

q Formål (§1):

–Beskytte den enkelte mot at personvernet krenkes gjennom behandling av personopplysninger.

–Bidra til at personopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn (også med tanke på tilstrekkelig kvalitet på personopplysninger)

q Meldeplikt og konsesjon. Loven gjelder alle

–Elektroniske arkiver, registre og databaser som inneholder personopplysninger

•Krever meldeplikt til Datatilsynet (§ 31)

•Sensitive opplysninger kreves konsesjon(§33)

–Papirbaserte registre, samt saksmapper og dokumenter som er ordnet på person, eller slik at opplysningene kan identifiseres til den enkelte person

q Sensitive opplysninger krever meldeplikt (§31)

•Sensitive opplysninger er (§2)

–rase/etnisk bakgrunn -politisk/filosofisk/religiøs oppfatning

–straffbare handlinger

–helseforhold

–seksuelle forhold

–medlemskap i fagforening

•Sensitive personopplysninger kan bare behandles under bestemte vilkår

–Bla. knyttet til samtykke fra den registrerte og nødvendig for oppgave utførelse (§§ 8, 9)

q Informasjonssikkerhet § (13)

•Behandlingsansvarlig og databehandler skal gjennom planlagte og systematiske tiltak sørge for tilfredsstilende informasjonssikkerhet med tanke på konfidensialitet, integritet, og tilgjengelighet.

•Informasjonssystemet og sikkerhetstiltakene skal være dokumentert og tilgjengelig for Datatilsynet og Personvernnemnda.

6.4Personopplysningsforskrift

FOR § 7-16: Under visse vilkår er personellregistre unntatt

Konsesjon og meldeplikt.

•Konsesjon (etter LOV § 33)

–Den registrerte må ha samtykket til behandlingen

–Opplysningene er knyttet til arbeidsforholdet

–Opplysningene behandles som ledd i personaladministrasjonen

•Meldeplikt (etter LOV § 31)

–Opplysninger er begrenset til:

-Medlemskap i fagforening

-fravær

-for å tilrettelegge arbeidssituasjonen.

Dette er blant annet for å hindre tap av personlig integritet ved bruk av elektroniske hjelpemidler kreves:

•Mål og strategi for tilfredsstillende informasjonssikkerhet (sikkerhetsledelse)

•Oversikt over hvilke personopplysninger som behandles med tilknyttet risikovurdering, revisjon og avviksbehandling

•Avklarte ansvarsforhold og autorisert personell

•Fysisk sikring av utstyr, og tiltak mot uautorisert innsyn (sikring av konfidensialitet)

•Sikring av tilgjengelighet og uautorisert endring (integritet)

7Utlysning av STILLING

Etter at det er vedtatt at en stilling skal besettes i Time kommune, skal det sendes ut en utlysning på stillingen.

7.1Opprette ny sak/ ledig stilling

8Registrere søknad på stilling

8.1Registrering av innkommende søknader via elektroniske skjema

8.2Manuelle søknader.

Dersom søknad ikke kan leveres elektronisk må eget søknadsskjema benyttes. Dette kan fås på servicetorget.

(Olga: du sjekker pkt under)

9Produsere søkerliste -enkel og utvidet

Når alle søkerne er registrert inn i WebSak og tilsvarende i ansettelsesmodulen med utdanning og erfaring, og søknadsfristen er ute kan en produsere enkel og utvidet søkerliste.

9.1Søkerliste utvidet

9.2Søkerliste enkel

Etter offentlighetsloven(§6 nr 4) skal det også utarbeides en offentlig søkerliste. Denne søkerlista vil bli publisert ut på postlisten

9.3Søknader som kommer inn etter søknadsfrist

10Ansettelse/Utvelgelse

Tilsettingsutvalget består av tjenesteleder + 1 rep for arbeidsgiver og tillitsvalgt for aktuell fagforening.

11Avslutning av ansettelses prosessen

11.1Knytte en ansatt til en stilling

Når Time kommune har mottatt positivt svar, knyttes søker til stilling.